Difference between revisions of "Arbeit"

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* Sag nicht nein. Sag: Ja, ich kann es machen - und das ist, was ich dafür aufschieben muss. (Vom "[http://brainbreach.com/orange-juice-test Orange Juice Test]")
 
* Sag nicht nein. Sag: Ja, ich kann es machen - und das ist, was ich dafür aufschieben muss. (Vom "[http://brainbreach.com/orange-juice-test Orange Juice Test]")
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* die meisten Probleme basieren auf falschen Annahmen, Misskommunikation oder Realitätsverlust. Und die drei Sachen sind dasselbe: Wenn du schlecht kommunizierst, ist dein Realitätsbild einfach unvollständig. Und dann stimmt das, was du annimmst, nicht mit der Wirklichkeit überein :)
  
 
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Latest revision as of 16:32, 4 January 2016

Da es einige Leute geben soll, die mit mir zusammenarbeiten wollen, hier ein paar Bemerkungen, wie ich funktioniere und wie ich Erfolg erreiche.

Contents

Arbeitsmethodik

Meine Arbeitsmethodik entspricht in etwa einer Kreuzung aus Getting things done und der preußischen Bürokratie. Dabei verwende ich drei Elemente:

  • die ToDo-Liste: was will ich erreichen
  • Mails: was soll ich erreichen. Jede Mail kann einen Workitem darstellen. Zusaetzlich: Kommunikation, Informationsgewinnung und Verbreitung
  • Kalender: was ist zu einer gegebenen Zeit zu tun

ToDo-Liste

Mails und Kalender sagen dir, was andere von dir wollen. Deine ToDo-Liste enthält, was DU erreichen möchtest. Meine ToDo-Liste enthält die Aufgaben, die ICH in den "erledigt" Status überführen will. Jeder Punkt bleibt so lange auf der Checkliste, bis er erledigt ist. Jeden Punkt schaue ich mir am Morgen des Tages an und gebe ihm einen Status:

  • erledigt
  • wartet auf andere
  • unterpriorisiert, wird heute nicht gemacht
  • sollte heute gemacht werden

Entscheidend ist, dass ich eine Priorisierung machen kann. Daher muss ich mir jeden Task einmal angeschaut haben.

Das beste Tool zum Halten einer ToDo Liste ist ein wiki oder Stift und Papier. Auch fuer die einzelnen Tasks wirst du feststellen, dass du eine Checkliste oder einen Status brauchst. Vielleicht bist du letztes Jahr schonmal in die USA geflogen und hast jetzt vergessen, wie du die ESTA Travel allowance bekommst? In deinem wiki steht es noch von letztem Jahr. Lauter so Sachen, die man vergisst. Oder, wie kriegt man nochmal iometer zum Laufen?

Fuer jeden Task kannst du dir uebrigens eine Uhr stellen. Das ist so faszinierend, dass manche ein Tutorial darueber schreiben.

Mails

Entsprechend zu den Tasks auf der ToDo-Liste muss ich mir auch jede Mail einmal angeschaut haben. Mailprogramme haben ein super-Feature: eine Inbox. Da lasse ich alle Mails drinnen, wo ich noch etwas machen kann, wo keine Reaktion von meinen Kollegen fehlt. Alle anderen Mails kommen in Projektordner.

Wenn du so handelst, hast du natürlich immer maximale Klarheit in deinem Mail-Folder. Du siehst, dass dein Durchsatz zu gering ist, und es immer mehr Mails werden? Dann ist es ja gut, dass du meine Methode anwendest - in der Inbox soll ja keine Mail sein, und wenn doch, wird sie in einen Projektordner verschoben. Der einzige Grund, warum eine Mail in der Inbox bleibt, ist, dass du sofort reagieren kannst. Wenn deine Inbox immer voller wird, verlierst du den Überblick. Also, reduziere die Zeit, die du einzelnen Mails widmest. Schau der Wahrheit ins Gesicht: Wenn du am Tag 200 Mails kriegst, musst du 200 bearbeiten. Auch wenn du sie nur löschst. Aber es ist besser, 200 Mails in der Inbox zu haben, 190 zu löschen und 10 zu beantworten, als 2000 Mails in der Inbox zu haben und keinen Überblick, welches die 10 sind, die du heute bearbeiten musst.

Sinnvollerweise organisierst du die Mails in Verzeichnissen. Da gibt es natuerlich die projektbezogenen Verzeichnisse (z.B. "Kunden XYZ ein Auto verkaufen"), die irgendwann vorbei sind und ins Archiv gehen und die Dauergaeste (z.B. "Firmenwagen", wo drin steht, wieviele Kilometer du noch schrubben darfst). Aus der Praxis weiss ich, dass es schwer ist, die Einsortierung von Anfang an richtig zu machen. Stell dir vor, es kommt eine Mail vom Management "lass uns eine in-memory Datenbank entwickeln". Du hast schon hunderte solcher Requests gekriegt, schreibst zurueck und loeschst die Mail. Doch die Mailflut hoert nicht auf und ein Jahr spaeter macht dieses Projekt 90% deiner Zeit aus. So faellt man rein, da haettest du besser gleich am Anfang einen Folder aufgemacht "in-memory-Datenbank". Genauso kann es auch sein, dass sich die Bezeichnung der Projekte aendert, waehrend du daran arbeitest. Darf sich nicht mal ein neuer Aspekt ergeben, den man in seinen Projekten verfolgt? So wird dann vielleicht ein "buffering framework" irgendwann zur "in-memory Datenbank". Diese Aenderung der Zielsetzung ist ja nicht schlecht, sondern innovativ. Ausserdem hat mir die Praxis gezeigt, dass manche Projekt-Folder zu Langlaeufern werden, wo dies nicht sinnvoll ist. Schlecht ist es, einen Folder zu nennen: "Travel". Besser: "US trip 2010". Schlecht: "Messen". Besser: "TechEd 2011".

Projektfolder, die seit langem brach liegen, sortiere ich nach Jahren ein. Wenn also ein Projekt, z.B. "TechEd Mai 2010" offensichtlich dauerhaft abgeschlossen ist, mache ich im Jahr 2011 einen Folder 2010. Da kommen dann die abgeschlossenen Projekte rein, deren juengste Mail von 2010 datiert.

Manchmal gibt es Mails, die sich auf zwei Projekte beziehen. In dem Fall kopiere ich sie in zwei Folder. Das koennte man besser machen, wenn man z.B. erlauben wuerde, eine Mail mehreren Kategorieen zuzuordnen. Soweit sind die heutigen Mailprogramme aber noch nicht.

Kalender

Der Kalender entlastet meine ToDo-Liste. Ich habe beschlossen, noch eine Woche zu warten, bevor ich nachhake? Runter von der ToDo-Liste, auf in den Kalender, in einer Woche nochmal schauen, ob sich die Sache vielleicht erledigt hat. Der Eintrag in meinem Kalender heisst dann vielleicht "Review: ist der Drucker geliefert worden?". Wenn der Drucker an dem Tag nicht geliefert ist, ist das mein Hinweis, Stunk zu machen.

Kollegen

Ich arbeite gut und effizient zusammen mit Kollegen, die

  • verabredete Dinge tun, ohne dass man sie zweimal erinnern muss... oder mehr als zweimal
  • auf Mails reagieren
  • Vereinbarungen einhalten
  • Status reports leben. Notfalls sich selbst Termine setzen. Ergebnisse niederschreiben und ansprechen, wenn diese erreicht worden sind oder sich verzögern. Selbstständig sind.
  • Perfektionisten sind in dem Sinne, dass sie die Kundenzufriedenheit zu optimieren versuchen. Und nicht versuchen, ein perfektes Werk zu liefern zu einem Zeitpunkt, zu dem die Kunden längst mit der Verzögerung unzufrieden sind.

Was nicht mit mir funktioniert ist

  • Grünmelderei: Projektstatus "alles im grünen Bereich" melden, und später stellt sich heraus, dass vieles im Argen liegt. Was ich sehr schätze, sind Statusmeldungen mit einer Anmerkung "Risiken:".

Tips

  • Sag nicht nein. Sag: Ja, ich kann es machen - und das ist, was ich dafür aufschieben muss. (Vom "Orange Juice Test")
  • die meisten Probleme basieren auf falschen Annahmen, Misskommunikation oder Realitätsverlust. Und die drei Sachen sind dasselbe: Wenn du schlecht kommunizierst, ist dein Realitätsbild einfach unvollständig. Und dann stimmt das, was du annimmst, nicht mit der Wirklichkeit überein :)